LA QUALITE DE LA REALISATION DU PILOTAGE
Quelle(s) question(s) peuvent être posées ?
Le pilotage de l’intervention est-il de qualité ?
Exemple de critères et d’indicateurs
Ces critères abordant la qualité permettent d’affiner le suivi du pilotage. En plus de l’existence d’un groupe projet et de la tenue de réunions (évaluation de la quantité), l’attention est portée ici sur la manière de fonctionner. Par exemple, sur 2 thèmes que sont la communication interne au groupe projet et le respect de l’échéancier, voici quelques exemples d’indicateurs :
| Critères | Indicateurs associés |
|---|---|
| La communication | - Transmission des informations au groupe projet (réalisation de CR, ODJ, rappel de réunion…) - Transparence des informations : sont-elles envoyées systématiquement à tous ? validées par le groupe projet ? - Traçabilité des informations : -Prise en compte des demandes : est-ce qu’une procédure de suivi des demandes d’information ou de service auprès du groupe projet est prévue ? |
| Le respect de l’échéancier | Les délais effectifs par tâche ou étape sont-ils réactualisés par rapport aux délais initialement prévus |
En amont, comment préparer au mieux cette évaluation ?
Interroger le chef de projet sur :
- Existence d’un plan de communication, d’un circuit de transmission des informations : les modalités, les conditions, les rôles de chacun …
- Existence d’un niveau de confidentialité des informations pour leur transmission et leur liste de diffusion associée
- Existence d’un répertoire avec les coordonnées des personnes impliquées
- Existence d’une stratégie relative au partage de documents, existe-t-il un répertoire unique et un classement des documents concernant l’intervention ?
En cours d’intervention, comment réaliser au mieux cette évaluation ?
S’assurer que les dispositifs mis en place sont utilisés
En fin d’intervention, comment réaliser au mieux cette évaluation ?
Faire le bilan des indicateurs définis en amont sur les dispositifs et leur utilisation.
Réponses par l’illustration
Exemples de procédures liées à la communication :
Supports de communication :
- Ordre du jour type
- Compte rendu de réunion type
- Courrier type spécifique à l’intervention
Exemple de contenu :
- Titre / logo de la structure
- Titre / logo de l’intervention
- Encadré composition du groupe projet
- Coordonnées du secrétariat
- …
Gestion documentaire :
- Prévoir un serveur commun permettant le partage et l’accès aux différents documents relatifs à l’intervention, aux membres du groupe projet
- Organiser les documents à l’aide de sous dossiers en suivant toujours la même trame
Par exemple :
- Bibliographie
- Bordereau
- Budget
- Courriers
- Divers
- Logistique
- Protocole
- Règlementaire
- Réunions
Traçabilité des informations :
Exemples de procédures pouvant être mises en place :
- Classement des courriers / compte rendu / ordre du jour sous format papier dans le dossier X par _________________
- Classement des courriers / compte rendu / ordre du jour sous format informatique sur le serveur partagé, dans le dossier Y attaché par _________________
- Archivage des courriers électroniques
Transparence des informations :
Exemples de procédures pouvant être mises en place :
- Accessibilité des informations à tous les acteurs
- Envoi des messages de rappel :
1 semaine puis 1 jour avant la date de réunion
Pièce à joindre : au minimum l’ordre du jour
- Relances automatiques 1 semaine avant toute échéance