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LA QUANTITE DE LA REALISATION DU PILOTAGE

Quelle(s) question(s) peuvent être posées ?

  • Est-ce qu’un groupe projet a été constitué comme prévu ?
  • Est-ce que le groupe projet s’est réuni conformément aux prévisions ?
  • Est- ce qu’un comité de pilotage a été constitué comme prévu ?
  • Est-ce que le comité de pilotage s’est réuni conformément aux prévisions ?

Exemple de critères et d’indicateurs

Critère principal :

Organisation de la gestion de projet

Indicateurs :

  • Constitution du groupe projet
  • Nombre de membres inclus dans le groupe projet / nombre de membres prévus pour le groupe
  • Nombre de réunions réalisées / nombre de réunions prévues
  • Idem pour comité de pilotage

En amont, comment préparer au mieux cette évaluation ?

  • S’assurer que le groupe projet et le comité de pilotage sont définis avec leurs composantes dans le document préparatoire
  • S’assurer que les modalités de fonctionnement de ces groupes et comité, notamment périodicité des réunions, sont définies
  •  Création d’outils de suivi et de planification de réunion (diagramme de Gantt, Doodle…)

En cours d’intervention comment réaliser au mieux cette évaluation ?

Veiller à ce que les outils de suivi et de planification de réunion (diagramme de Gantt, Doodle…) soient remplis

En fin d’intervention comment réaliser au mieux cette évaluation ?

Comparer les documents préparatoires et les documents recueillis en cours d’intervention concernant les groupes et comité

Réponses par l’illustration

Groupe projet : constitué des personnes ayant des missions régulières dans l’intervention et dans sa gestion (se réunit assez souvent).

Comité de pilotage : constitué de personnes-ressources extérieures au fonctionnement quotidien du projet, par exemple les commanditaires, et/ou des experts du sujet. Selon l’importance de l’intervention, ce comité est plus ou moins structuré. Inexistant pour des interventions limitées, un seul comité pour la plupart des interventions, 2 comités distincts pour les programmes importants (pilotage avec les commanditaires et technique ou scientifique avec les experts). Se réunit rarement (en début et en fin d’intervention, parfois réunion intermédiaire si nécessaire ou projet sur une durée importante).

Illustration dans un établissement scolaire, programme « Bien dans ton corps»

Groupe projet : le conseiller principal d’éducation, l’enseignant EPS référent, l’infirmière scolaire

Un comité de pilotage est décrit dans le cahier des charges, il comprend le chef d'établissement, un enseignant EPS, un autre enseignant, les personnels de santé scolaire, 2 représentants des élèves, d’autres personnes ressources comme : un médecin du sport, un nutritionniste, et des représentants des collectivités territoriales, illustration « Cours le matin, sport l’après midi »

Le diagramme de Gantt permet de planifier et suivre la réalisation des différentes tâches du projet au cours du temps. http://www.ganttproject.biz/)

Le diagramme présente une tâche par ligne et le temps en abscisse. Plusieurs tâches peuvent être ainsi prévues en parallèle ou au contraire se succéder dans le temps.

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Doodle est une plateforme web (gratuite et accessible sur www.doodle.com) permettant de planifier et de suivre des réunions, chaque personne conviée pouvant signaler qu’elle sera ou non disponible dans les créneaux proposés.

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